Yn ystod ei weithgareddau cyflogaeth, mae Gwasanaeth Ambiwlans Cymru yn casglu, storio a phrosesu gwybodaeth bersonol am ddarpar-aelodau staff, presennol a blaenorol.
Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn cynnwys ymgeiswyr, gweithwyr (a chyn-weithwyr), gweithwyr (gan gynnwys staff asiantaeth, achlysurol a chysylltodd), gwirfoddolwyr, hyfforddeion a'r rhai sy'n cyflawni profiad gwaith.
Cydnabyddwn fod angen trin data personol a sensitif staff mewn modd teg a chyfreithlon. Ni fyddwn yn prosesu unrhyw wybodaeth bersonol a ddelir gennym oni bai y gellir bodloni'r gofynion ar gyfer prosesu teg a chyfreithlon.
Er mwyn cyflawni ein gweithgareddau a'n rhwymedigaethau fel cyflogwr rydym yn ymdrin â data mewn perthynas â’r canlynol:
Bydd y rhan fwyaf o’r data personol hwn yn cael ei gasglu’n uniongyrchol oddi wrthych. Mewn amgylchiadau cyfyngedig, efallai y bydd eich data personol yn cael ei ddarparu gan drydydd partïon megis cyn-gyflogwyr, gweithwyr cymdeithasol, yr heddlu, gweithwyr meddygol proffesiynol a chyrff swyddogol (fel rheoleiddwyr neu ganolfannau datgelu a gwahardd).
Mae ein staff wedi'u hyfforddi i ymdrin â'ch gwybodaeth yn gywir ac yn diogelu eich cyfrinachedd a'ch preifatrwydd.
Anelwn at gynnal safonau uchel, mabwysiadu arfer gorau ar gyfer cadw cofnodion a gwirio ac adrodd yn rheolaidd ar ein gwaith. Ni chaiff eich gwybodaeth ei chasglu na'i gwerthu at ddibenion marchnata uniongyrchol.
Mae’n bosibl y byddwn yn defnyddio darparwyr allanol neu broseswyr data sydd wedi’u lleoli y tu allan i’r DU. Os caiff eich data ei drosglwyddo y tu allan i’r DU, byddwn yn sicrhau yn unol â deddfwriaeth Diogelu Data mai dim ond pan fydd rheoliad digonolrwydd neu fesurau diogelu priodol eraill ar waith y bydd y data’n cael ei drosglwyddo.
Mae gennym sail gyfreithiol i brosesu hyn fel rhan o'ch cyswllt cyflogaeth (naill ai'n barhaol neu dros dro) neu fel rhan o'n proses recriwtio yn dilyn deddfwriaeth diogelu data a chyflogaeth.
Ni fyddwn yn datgelu gwybodaeth amdanoch chi fel mater o drefn heb eich caniatâd. Fodd bynnag, mae amgylchiadau lle mae'r gyfraith yn dweud bod yn rhaid i ni neu y gallwn rannu gwybodaeth amdanoch. Gwneir unrhyw ddatgeliadau o ddata personol bob amser gan ddefnyddio’r lleiafswm o ddata personol sy’n angenrheidiol at y diben penodol a chyda’r rheolaethau diogelwch priodol yn eu lle.
Mae yna nifer o resymau pam y gallai fod angen i ni rannu eich gwybodaeth. Gall fod oherwydd y rhesymau a ganlyn:
Gall hefyd fod er mwyn cyflawni ein rhwymedigaethau fel cyflogwr, er enghraifft:
Gallwn gael a rhannu data personol ag amrywiaeth eang o gyrff, gan gynnwys:
Er mwyn galluogi staff i weinyddu'n effeithiol gall Gwasanaeth Ambiwlans Cymru rannu eich gwybodaeth â chwmnïau allanol er mwyn prosesu eich data ar ein rhan er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau fel cyflogwr.
Cofnodion cyflogeion;
Gweinyddu contractau bydd y wybodaeth a ddarperir gennych yn ystod eich cyflogaeth (gan gynnwys y broses recriwtio) yn cael ei rhannu ag awdurdod diogelwch busnes y GIG er mwyn cynnal eich cofnodion cyflogaeth, a ddelir ar y System cofnodion staff electronig (ESR) y GIG.
Efallai y byddwn yn defnyddio'r wybodaeth sydd gennym amdanoch i ganfod ac atal troseddu neu dwyll. Efallai y byddwn hefyd yn rhannu'r wybodaeth hon gyda chyrff eraill sy'n arolygu ac yn rheoli arian cyhoeddus.
Ni fyddwn yn datgelu unrhyw wybodaeth amdanoch yn rheolaidd heb eich caniatâd datganedig. Fodd bynnag, mae yna amgylchiadau lle mae'n rhaid neu y gallwn rannu gwybodaeth amdanoch oherwydd ymrwymiad cyfreithiol/statudol.
Mae Deddfau Diogelu data hawliau unigol yn rhoi hawliau i unigolion mewn perthynas â'r wybodaeth bersonol a ddelir amdanoch chi. Y rhain yw fel a ganlyn:
• Cael gwybod pam, ble a sut y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth
• I ofyn am gael gweld eich gwybodaeth
• Gofyn i'ch gwybodaeth gael ei chywiro os yw'n anghywir neu'n anghyflawn
• Gofyn i'ch gwybodaeth gael ei dileu neu ei dileu lle nad oes angen i ni barhau i'w phrosesu
• Gofyn i ni gyfyngu ar y defnydd o'ch gwybodaeth
• Gofyn i ni gopïo neu drosglwyddo eich gwybodaeth o un system TG i'r llall mewn ffordd ddiogel, heb effeithio ar ansawdd y wybodaeth
• I wrthwynebu sut y defnyddir eich gwybodaeth
• Herio unrhyw benderfyniadau a wnaed heb ymyrraeth ddynol (gwneud penderfyniadau'n awtomataidd)
Mae Ymddiriedolaeth GIG Gwasanaethau Ambiwlans Cymru yn agored ac yn dryloyw ynghylch sut mae eich data personol yn cael ei ddefnyddio a'i rannu. Os oes gennych unrhyw ymholiadau neu bryderon, cysylltwch â'r Swyddog Diogelu Data yn:
Swyddog Diogelu Data, Ty Elwy, Uned 7, Ffordd Richard Davies, Parc Busnes Llanelwy, Llanelwy, Sir Ddinbych, LL17 0LJ
E-bost: amb_infogovernance@wales.nhs.uk
Os ydych yn dal yn anhapus gyda chanlyniad eich ymholiad gallwch ysgrifennu at:
Y Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF
Ffôn: 01625 545700